Logg inn

Logg inn til din konto

Brukernavn *
Passord *
Husk meg

Retningslinjer personalmapper

Skrevet av Steinar Sørensen . i kategorien Personal

Formål

Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regleverk i Evenes kommune for håndtering av papirbasert og elektronisk lagret personaldokumentasjon innenfor rammen av gjeldende lov, forskrifter og retningslinjer.

Forutsetning

Evenes kommune bruker sak- og arkivsystemet Ephorte til saksbehandling i forbindelse med personalspørsmål og ansettelsessaker. For nærmere orientering om bruk av Ephorte vises det til saksbehandlingsrutiner og rutiner for ansettelsessak og søknader på web, som finnes på intranettet.

Virkeområde

Retningslinjene gjelder for alle kommunale virksomheter, og disse har plikt til å følge retningslinjene. Retningslinjene gjelder også for folkevalgte som er ansatt i hel eller redusert stilling i Evenes kommune.

Definisjoner

Med personaldokumentasjon menes all dokumentasjon som vedrører enhetens forhold til de ansatte eller grupper av ansatte. Dette gjelder både ansettelsessaker og andre ordinære personalsaker.
Med personalsak menes når en ansatt begår brudd på arbeidsavtalen, ansettelses eller arbeidsreglement, lov eller annet avtaleverk.
Med personalarkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte ansatte, og der informasjonen er ordnet i egne personalmapper, numerisk etter den ansattes personnummer.
Med personalmapper menes fysiske mapper i personalarkivet på den enkelte ansatt.
Med sakarkiv menes saker og dokumenter som er ordnet etter kommunens arkivnøkkel K-koder.

Organisering av personaldokumentasjon

Alle virksomheter i Evenes kommune har et selvstendig ansvar for å oppbevare personalmapper for egne ansatte. Personalmapper for virksomhetslederne oppbevares på Rådhuset, i dokumentsenterets personalarkiv. For de virksomhetene som er lokalisert i Rådhuset er det dokumentsenteret på Rådhuset som er ansvarlig for oppbevaring av personalmapper.
Ansatte i kommunen skal kun ha én personalmappe.

Forholdet sakarkiv - personalarkiv
Personaldokumentasjon finnes både i sakarkivet og i personalarkivet. I personalarkivet arkiveres dokumentasjon som utelukkende vedrører den enkelte ansatte. I sakarkivet arkiveres saker av prinsipiell art og presedenssaker, eller saker som berører grupper av ansatte. Personaldokumentasjon vil dermed ligge delvis i sakarkivet, delvis i personalarkivet. Bare unntaksvis skal samme dokumentasjon oppbevares i begge arkiver (personalarkiv og sakarkiv). Dette gjelder saker som danner presedens og eventuelt andre prinsipielle saker.

Forholdet personalarkiv - personalmappe
Personalarkivet vil bestå av dokumentasjon av ulik betydning for den enkelte og virksomheten. All dokumentasjon av betydning for den enkeltes arbeidsforhold – både lønnsdokumentasjon og mer generell personaldokumentasjon, skal oppbevares i personalmappen. Dokumenter som har tidsbegrenset informasjon (se eget avsnitt om innhold i personalmappe) skal oppbevares i egne omslagsark i personalmappen.


Lønns- og personalsystemet Visma Enterprise
Visma Enterprise er et elektronisk fagsystem for håndtering av personal- og lønnsinformasjon. I Visma legges det bl.a. inn følgende opplysninger om den ansatte: lønnsdata, navn, adresse, personnummer, kontonummer, ansettelsesforhold, stillingskode, trekkopplysninger (skattetrekk, påleggstrekk) og fravær. I prinsippet skal all denne informasjonen også finnes på papir, enten i personalmappen eller hos økonomiavdelingen på Rådhuset.

Ansettelsessak
Ansettelsessaker skal arkiveres i sakarkivet. I ansettelsessaker skal det ligge følgende dokumenter: 

  • Stillingsannonsen
  • Forberedende korrespondanse
  • Utvidet søkerliste (søkerliste unntatt offentlighet)
  • Søknader
  • Brev til fagorganisasjoner med uttalerett, og eventuelle svar fra disse
  • Formelle notater tatt under intervju
  • Innstilling
  • Stillingstilbud og svar
  • Fullstendig journal

Evenes Kommune har lagt til rette for søknader på web. Hovedprinsippet er at alle som skal søke jobb i Evenes kommune skal gjøre det via internett, slik at søknad og vedlegg blir registrert automatisk i Ephorte. Søknader som fortsatt kommer via brevpost skal registreres manuelt. Det presiseres at også elektroniske søknader skal arkiveres på papir.
Alle stillingssøknader skal unntas offentlighet. Opplysninger om en søker er offentlige, men opplysningene kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette, jfr offentleglova § 25. Navnene på de som reserverer seg må da fjernes fra offentlig søkerliste.
Når det er kommet positivt svar på stillingstilbud overføres søknad med vedlegg, stillingstilbud og svar til personalmappe.

Bevaring og kassasjon av ansettelsessaker
Søknader og vedlegg til andre enn den eller de som fikk stillingen skal bevares så lenge virksomheten mener det er administrativt og juridisk behov for det. Søkerlister og stillingsvurderinger (innstilling) alltid skal bevares. Ved ansettelse i "ledende stillinger" skal alle søknader og vedlegg bevares, i tillegg til søkerliste og innstillinger. I Evenes kommune forstås begrepet "ledende stillinger" som enhetsledergruppen (enhetsledere og rådmann).

Personalmapper
Personalmapper skal arkiveres i personalarkivet. Personalmappen skal arkiveres på fødselsdato.
I personalmappen skal det ligge følgende dokumenter:

Dokumenter som skal bevares:

  • Søknad med vedlegg
  • Stillingstilbud og svar
  • Undertegnet arbeidsavtale
  • Taushetserklæring og eventuell sikkerhetsklarering
  • Siste eksemplar av personalinfoskjema samt alle endringsmeldingsskjemaer
  • Kvittering for mottatt politiattest (selve attesten eller kopi av attesten skal ikke legges i personalmappen)
  • Tuberkulosekontroll i henhold til gjeldende regelverk
  • Dokumentasjon vedrørende personlig lønnsplassering og særskilte andre avtaler
  • Dokumentasjon vedrørende kompetansegivende kurs og opplæring
  • Dokumentasjon av permisjon
  • Dokumentasjon vedrørende HMS som har konsekvenser for arbeidstaker eller arbeidsgiver (f.eks. skademeldinger)
  • Dokumentasjon vedrørende sykefravær som har konsekvenser for arbeidstaker eller arbeidsgiver, for eksempel oppfølgingsplan ved sykefravær
  • Dokumentasjon vedrørende AKAN der det foreligger skriftlig advarsel eller hvis det fører til andre reaksjoner overfor de ansatte
  • Dokumenter vedrørende tildelte hederstegn
  • Oppsigelse og avskjed
  • Kopi av sluttattest

Skal bevares i to år etter sluttdato:

  • Gjenpart av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor etc
  • Korrespondanse vedrørende ferier
  • Korrespondanse vedrørende tjenestereiser, reiseforskudd etc.
  • Tilbakebetalingsavtaler vedrørende for mye utbetalt lønn
  • Dokumentasjon av medarbeidersamtaler
  • Korrespondanse med NAV vedrørende sykefraværsoppfølging

Alle personalmapper skal registreres som saker i Ephorte, og på følgende måte:
I første linje i sakstittel skal det stå Personal - (Fornavn Etternavn)

Bevaring og kassasjon av personalmapper
Alle personalmapper skal bevares i sin helhet, med unntak av den tidsbegrensede dokumentasjonen som kasseres to år etter den ansatte har sluttet.

Disiplinærsaker og sensitiv informasjon om den ansatte
Disiplinærsaker som skaper presedens, skal arkiveres både i sakarkivet og i personalmappen, men makuleres i personalmappen tre år etter at den ansatte har sluttet. I sakarkivet skal slike saker alltid bevares, men alle identifiserbare faktorer skal anonymiseres (gjelder også rettskraftige dommer som i utgangspunktet er offentlige etter domstolloven). Disiplinærsaker som ikke skaper presedens - og det vil være de aller fleste, skal kun arkiveres i personalmappen, men makuleres tre år etter at advarselen er gitt. Alle disiplinærsaker i personalmappen skal legges i en lukket konvolutt og merkes med hvem som har lov til å åpne konvolutten.
Generelt skal også all annen sensitiv informasjon om den ansatte eller sensitiv vurdering av den ansatte, arkiveres i personalmappen. Også denne typen dokumentasjon skal legges i lukket konvolutt, merket med hvem som har lov til å åpne konvolutten. Interne dokumenter som er sensitive bør legges i eget omslag og merket med at de er interne. Om interne dokumenter, se offentleglova §§ 14-16.

Utlån og innsyn i personalmapper

Personalmapper skal kun lånes ut til personer med tjenestelig behov, det vil i de fleste tilfeller bety leder. Ansatte har ikke krav på å få sin egen personalmappe lånt ut fra personalarkivet, gjennomgang av egen personalmappe og eventuell kopiering av dokumenter må derfor foregå på stedet. Ansatte har partsinnsyn i egen personalmappe men interne dokumenter i personalmappen kan unntas fra partsinnsyn, jfr. personopplysningsloven § 18  og forvaltningsloven § 18. Innsynsretten gjelder også fullmektig som representerer den ansatte (for eksempel advokat eller tillitsvalgt). Det skal for øvrig legges vekt på åpenhet i saker om partsinnsyn der det finnes interne dokumenter som kan unntas fra partsinnsyn.
Når en ansatt første gang ber om innsyn i egen personalmappe, anbefales det at leder går gjennom personalmappen og sjekker at mappen er opprettet i henhold til retningslinjene nedfelt i dette dokumentet.
Ved utlån skal personalmapper ikke sendes med internpost, men leveres direkte.
Det anbefales at virksomhetene har egne rutiner for utlån av personalmapper innenfor rammen av de generelle utlånsreglene. For eksempel bør ansvarlig for personalarkivet ha egen liste over hvem i virksomheten som tjenestelig har fullmakt til å låne personalmapper.
Utlån av personalmapper skal registreres; enten på egne lånekort som settes i personalarkivet, i egne utlånslister eller direkte i Ephorte. Ansvarlig for personalarkivet bør følge opp utlån jevnlig.

Overføring av opplysninger
Personalmappene er knyttet til Evenes kommune som juridisk enhet, og skal overføres til ny enhet når en ansatt skifter stilling/arbeidssted. Når det gjelder ansatte som har flere stillinger i kommunen, så legges det til grunn at personalmappen følger den ansatte til den virksomhet eller tjenestested der vedkommende til enhver tid har sin hovedstilling.
Ved virksomhetsoverdragelser skal kommunen beholde personalmapper, og en eventuell overføring av opplysninger i personalmappen må skje i henhold til personopplysningsloven. Slik overføring krever skriftlig samtykke fra den eller de ansatte som er omfattet av virksomhetsoverdragelsen.

Virksomhetsoverdragelse betyr at hele virksomheten eller deler av den overdras til annen arbeidsgiver, og reguleres av arbeidsmiljølovens § 16-1.

Bortsetting og avlevering av personalmapper

Personalmapper for ansatte som har sluttet skal påføres sluttet og (sluttår). Disse personalmappene skal skilles ut ved periodisering, og settes i virksomhetens fjernarkiv. Ved bortsetting skal mappene ryddes, og materiale som skal kasseres må makuleres (brennes) før mappene settes i fjernarkiv. Alle personalmapper skal renses for arkivfremmede gjenstander – binders, stifter, plastikk, gummi etc.
Tilgang til, og utlån av, personalmapper i fjernarkivet skal gjøres etter samme regler som for aktive personalmapper.


Avlevering av personalmapper
Virksomhetene skal avlevere sine personalmapper til sentralarkivet/fjernarkivet når mappene er å regne som avsluttet, senest 10 år etter at den ansatte avsluttet. En slik avlevering bør fortrinnsvis skje som ledd i avlevering av annet arkivmateriale (sakarkiv, journal, kopibok etc). Virksomhetens arkivansvarlig har ansvar for at avlevering utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av arkivmateriale til sentralarkivet.
Avlevering skal kun skje etter avtale med sentralarkivet.

Pakking, merking og rengjøring
Personalmappene skal avleveres i (stående) arkivbokser av A4-format, og all merking av bokser skal være gjort med blyant. Boksene skal være merket med opplysninger om innholdet:
Navn på virksomhet og/eller enhet
Personalmapper, fødselsnummer (personnummer) fra-til
Tidsrom (omtrentlig tidsangivelse)
Arkivboksene skal ha bredde 9,5 cm med flipp (skal vende utover), og det skal kun skrives på den siden/ryggen av boksen hvor flippen er.

Disse retningslinjene er behandlet administrativt av rådmannen.

Revidert av Bjørn Erik Ravn Strømsnes 2013